Osallistu opiston toimintaan. Voit esimerkiksi lähettää omat mallikirjeesi tai pulmallisia lauseita sähköpostitse kielentarkastusta varten. Ne julkaistaan tarkastettuina ja nimikirjaimillasi varustettuina muidenkin iloksi ja hyödyksi. Huomaa, että luovutat korvauksetta kirjallisen materiaalisi tekijänoikeudet meille näin tehdessäsi.

Etsimme myös yhteistyökumppaneita kielikoulutuksen parissa toimivista oppilaitoksista yhteisten online-hankkeiden merkeissä. Kielistä kiinnostuneet opiskelijatkin voivat ottaa yhteyttä omissa nimissään. Kokemuksenne sanakirjoista voisivat olla yksi lähtökohta. Puuttuvat sanat, väärät käännökset nykyisissä saatavilla olevissa sanakirjoissa (englanti, ranska, saksa, ym). Ehkäpä online-seminaari näistä aiheista. Lähettäkää postia teitä kiinnostavista aiheista. Tutkikaamme, mitä voimme tehdä paremmin yhdessä.

1) Kerro kuka olet, mitä yritystä edustat, mikä on asemasi yrityksessä, lähde, mistä olet saanut vastaanottajan nimen.
2) Kiitä kirjeenvaihtokumppaniasi, vaikka etukäteenkin. Näin varmistat asiasi myönteisen käsittelyn, koska vastapuoli jää sinulle moraalisesti ainakin vastauksen velkaa.
3) Mainitse kirjeesi liitteet (erillisenä liitemerkintänä tai tekstissä) siltä varalta, että paperit ajelehtivat eri ihmisten pöydillä vastaanottavassa organisaatiossa. Näin ne eivät katoa.
4) Mainitse odottavasi vastausta, mikäli haluat vastauksen.
5) Pysy asiassa, älä jaarittele epäolennaisia.
6) Mieti tarkoin, mitä kirjoitat. Kirje tai sähköpostiviesti on juridinen asiakirja. Siitä voi riippua kauppojen syntyminen tai jopa työpaikkasi. Ohje sähköpostin ja faksin käyttäjille: laadi viesti ensin tiedostoksi ja lähetä se vasta myöhemmin erillisen harkinnan jälkeen tarpeen mukaan korjattuna. Näin vältyt liian pikaisen reagoinnin aiheuttamilta vahingonlaukauksilta.
7) Vastaa sinulle lähetettyihin henkilökohtaisiin kirjeisiin tai sähköpostiviesteihin, vaikka olisi kiirekin. Kirjeenvaihdon etiketti vaatii sitä.

Kielikoulutuksessa painotetaan nykyään paljon kulttuurisidonnaisuuksien merkitystä. On asioita, joita joissain maissa ei pidä tehdä, ja tapoja tehdä asioita, jotka eivät johda toivottuun tulokseen. Kuitenkin kansainvälistyvässä maailmassa ei kukaan voi aina tietää, mikä tapa on oikea joka tilanteessa. Suomalaisilla on taipumus etsiä viisautta ulkomailta tajuamatta, että oma tapamme voi olla meille oikea tapa. Ei pidä mennä merta edemmäs kalaan. Tärkeää on uskaltaa olla oma itsensä niin meillä kuin muuallakin. Ulkomaalainen kumppanimmekin edellyttää meiltä aitoutta, eikä alituista vastaantuloa.

Mikä sitten on suomalainen tapa kirjoittaa kirjeitä verrattuna muiden maiden ja kulttuurien tapoihin. Suomalainen kirje on tiivis ja asiallinen, eikä sisällä korulauseita. Se on varsin samantapainen kuin amerikkalainen kirje, mutta ehkä vieläkin karumpi. Eurooppalaiset kirjeet ovat edustamiensa yhteiskuntien peilejä: niin brittiläiset kuin ranskalaiset tai saksalaisetkin kirjeet sisältävät heijastuksia yhteiskunnan sosiaaliluokkiin eriytyneestä luonteesta. Tarkat puhuttelut ja kohteliaisuusfraasit mahdollistavat sujuvan arvostaan tietoisia ihmisiä loukkaamattoman viestinnän.

Jotta suomalainen ei tuntuisi "metsien mieheltä tai naiselta" eurooppalaisten kumppaniensa silmissä, täytyy kirjeenvaihdossa noudattaa kohteliaisuutta, joka voi tuntua aluksi turhalta sanahelinältä, mutta jota ilman moukkamaista vaikutelmaa ei voi välttää. Kohteliaisuus ei maksa mitään eikä turhalla jaarittelulla saavuta mitään. Suomalaisen kirjoittama kirje voi siis hyvin olla lyhyt ja naseva, kunhan vain se sisältää tarvittavat kohteliaat puhuttelut ja sanankäänteet. Silloin kirjeessä on luonnetta ja se on tyylikäs kielellä kuin kielellä. KE-24.8.98

Kouluja käynyt äidinkielenpuhuja osaa valita melko helposti sopivan sävyn kirjoittaessaan eri asemassa oleville henkilöille. Vieraan kielen kohdalla ei välttämättä ole samoin. Osa kielen ilmaisumahdollisuuksista ja vivahteista on tuntemattomia, kokonaisia kielen tyylirekistereitä saattaa puuttua pitkänkin vieraan kielen opiskelun jälkeen.

Pitämällä mielessä joitain perusasioita voi välttyä pahimmilta erehdyksiltä. Kannattaa kiinnittää erityistä huomiota omaan ja kirjeen vastaanottajan asemaan. Sen mukaan mikäli kyseessä on komentosuhde (esimieheltä alaiselle), pyyntösuhde (tasavertaisten kumppanien kesken) tai anelusuhde (nöyrä asenne ylempään), kirjeen sävy muuttuu ratkaisevasti. Erehdys sävyssä voi aikaansaada kohtalokkaita seuraamuksia toivotun tuloksen sijasta.

Olen kuullut ohjeen "never say please" englannin kielen opiskelijan suusta, mukamas hienon ihmisen toimintaohjeena. Karvani nousivat pystyyn. Mikäli kyseessä on aito komentosuhde (esimerkiksi armeijassa), se saattaa olla paikallaan, mutta muutoin luot helposti itsestäsi kuvan sietämättömänä komentelijana (a bully). Oletko siis niin tottunut käskemään, että sinun ei tarvitse ottaa alaisiasi mitenkään huomioon? Mikäli noudatat ohjetta "never say please", et ole hieno ihminen, vaan typerä omahyväinen moukka. Noblesse oblige eli aateluus velvoittaa.

Alhainen anelukaan ei tietysti ole välttämättä oikea tapa. Yksi tai kaksi "please" ja "thank you" -sanontaa kirjettä kohti riittää, muuten ne voivat kääntyä vastaanottajan mielessä ironiaksi tai huvittavaksi puheenparreksi.

Mikäli vastaanottaja ei ole kirjeessä käytetyn kielen äidinkielenpuhuja, kannattaa vielä muistaa, että yksinkertaiset helpot sanat ovat parhaimpia väärinkäsitysten välttämisen kannalta. Mistä sitten erottaa, mitkä sanat ovat esimerkiksi englannin kielessä tavallisia sanoja ja mitkä vaikeita sivistyssanoja. Kaikkihan ne ovat meille yhtä läpinäkymättömiä - ainakin opintojen alkuvaiheessa. Jotkut tavallisetkin sanat saattavat tuntua - kulloinkin käytetyistä oppikirjoista johtuen - meistä vierailta. Opettaessani Tampereen yliopistossa kielitiedettä ensimmäisen vuoden opiskelijat eivät hämmästyksekseni tunteneet aivan tavallista purchase eli 'ostos' -sanaa. Sehän näyttää oudolta, mutta ei sitä voi kutsua buy -sanan sivistyssanavastineeksi. Koulukurssista tutut tai "Kauniista ja rohkeista" kuullut sanat ovat todennäköisesti jokapäiväistä kieltä. Englannin kielen sanakirjoista löydät helposti sanoja, joita äidinkielenpuhujakaan ei ymmärrä ilman sanakirjaa. Älä siis hienostele liikaa! KE-25.8.98

Kari Evelin Englannin ja ranskan kirjeenvaihtosanakirjat sisältävät valmiita esimerkkilauseita, jotka kattavat kaikki tavalliset liikekirjeenvaihdon sanonnat ja tilanteet. Vieraskieliset vastineet on valittu suurella huolella siten, että väärinkäsitysten mahdollisuudet minimoituisivat. On varsin helppoa "puhua itsensä pussiin" pyrkiessään ilmaisemaan itseään vieraalla kielellä, jos kääntää ajatuksensa kovin suoraviivaisesti. Tästä syystä neutraalit ja sujuvat valmiit käännösvastineet ovat taitavallekin kielenkäyttäjälle suuri apu.

Englannin kirjeenvaihtosanakirjasta löytyy hakusanan ilmoittaa kohdalta useita idiomaattisia esimerkkejä siitä, miten ilmaistaan ajatus "ilmoittakaa meille kirjeenne saapumisesta". Tämä on melko tavallinen pyyntö, jossa vastapuolta pyydetään "kuittaamaan", että viesti on tullut perille. Fraasiksi kangistunut englannin ilmaus on "to acknowledge receipt of someone's letter". Miten asia voitaisiin ilmaista toisin ja hieman keveämmin, ei niin kankein sanankääntein? Olettakaamme, että haluamme kääntää lauseen Ilmoittakaa, kun saatte tämän sähköpostiviestin englanniksi. Jos käännämme sen kirjaimellisesti, saamme esimerkiksi seuraavan lauseen: Let me know when you receive this e-mail. Tämä ei ole täysin mahdoton lause, mutta jotain tökköä ja suoraan suomesta käännettyä siinä on silti. Luontevampaa voisi olla esimerkiksi: Mail me back when you receive this [e-mail]. Tässä "kuittaaminen" on korvattu vaihtoehtoisella toiminnolla eli sillä, mitä todella halutaan vastapuolen tekevän. Lisäksi "sähköpostiviesti" voidaan korvata pelkällä this-sanalla, koska kommunikaatiovälineeseen viitataan sen sisältä, siis omassa sähköpostiviestissämme. Vähän toisenlaisessa tilanteessa - esimerkiksi kirjeessä tulevista tapahtumista puhuttaessa - voisimme kirjoittaa Ilmoittakaa faksitse, kun saatte sähköpostiviestini, jonka käännös olisi Fax me back when you receive my e-mail. Tosielämässä haluamme todennäköisesti muutakin tietoa kuin vain tiedon viestin perillemenosta, joten seuraava lause on jo paljon luontevampi: Fax me back and tell me what you think about this turn of events eli Faksatkaa minulle, mitä mieltä olette tästä asioiden saamasta käänteestä. Moni muukin "ilmoittaminen" tulee sujuvammaksi, kun byrokraattisen menettelyn sijasta keskitytään itse asiaan. Sen sijaan, että sanoisimme Englannin kirjeenvaihtosanakirjan esimerkkejä mukaillen Ilmoittakaa, kun tavarat on lähetetty eli Please advise us when you have shipped the goods, voimme konkretisoida asian ilman virallisen kankeaa advise-sanaa sanomalla Lähettäkää faksi, kun tavarat on lähetetty eli Send a fax when you have shipped the goods.

Kirjeenvaihtosanakirjassa täytyy tietysti olla tarpeelliset byrokraattisetkin sanonnat täydellisyyden vuoksi, taitavan kirjeenvaihtajan kannattaa kuitenkin valita tarjolla olevista vaihtoehdoista tilanteeseen sopivat konkreetit ja selkeät sanonnat. Monesti kannattaa koko viesti ajatella uudelleen ennen sen paperille panemista. Mitä todella haluankaan vastapuolen tekevän. Eikä antaa kapulakielen viedä mennessään. Varsinkin vieraalla kielellä se voi olla vaarallista ymmärrettävyydelle. KE-31.8.98

Faksi ja sähköposti mullistaneet yritysten viestinnän. Mallikirjeet eivät toimi kansainvälisessä kanssakäymisessä Jyväskylän yliopiston tiedotuksen selostus, joka perustuu Leena Louhiala-Salmisen soveltavan kielitieteen väitöskirjaan From Business Correspondence to Message Exchange: The Notion of Genre in Business Communication 'Liikekirjeenvaihdosta viestien vaihtoon: genren käsite yritysviestinnässä'. Väitös tapahtui Jyväskylän yliopiston humanistisessa tiedekunnassa tammikuussa 1999.